Responsabile amministrazione e procurement - AICS - AID 013157/01/0

Amministrazione-Emergenza

Descrizione

Titolo della proposta di progetto: Zlahoda: intervento di coesione sociale, tutela e cura per la popolazione ucraina colpita dal conflitto nelle regioni di Zaporizhzhya e Donetsk.  

Paese di realizzazione: Ucraina (regioni di Donetsk, Zaporizhzhya).

Soggetto/i proponente/i: Missione Calcutta APS ETS, capofila e mandatario; FOCSIV ETS, ente proponente mandante.

Durata incarico: 15 mesi. 

Referente: Coordinatore/trice di progetto. 

Sede di lavoro: Dnipro e Zaporizhzhya, con eventuali missioni di coordinamento a Donetsk (previa verifica delle condizioni di sicurezza). 

Data di inizio: 21 novembre 2025. 

Termini di Riferimento:

Posizione: Responsabile amministrazione e procurement. 

Contesto lavorativo:

Missione Calcutta APS ETS (MC) è un’associazione con sede a Scanzorosciate (BG). Fin dalla sua

fondazione, MC vuole realizzare una società libera da discriminazioni e disuguaglianze.

Partendo dal diritto all’istruzione, l’azione di Missione Calcutta include interventi volti a costruire un ambiente favorevole alla crescita e allo sviluppo economico delle comunità locali, tra cui progetti sanitari e di sviluppo rurale, di sicurezza alimentare, a sostegno e promozione del ruolo della donna e dei diritti dell’infanzia, in Italia e all’estero.

All’estero, il lavoro di Missione Calcutta si basa su due strumenti: il sostegno a distanza e i progetti di sviluppo.

Con il primo, attivo a oggi in India e Kenya, Missione Calcutta sostiene in maniera diretta i bambini in situazioni di vulnerabilità (orfani, abbandonati, in condizioni di estrema povertà, vittime di violenza), durante tutto il percorso formativo, garantendo loro studi, pasti regolari e cure mediche adeguate. Con i progetti di sviluppo Missione Calcutta agisce nei contesti di provenienza dei bambini, beneficiari privilegiati degli interventi, insieme alle loro famiglie e comunità. 

Obiettivo:

Il candidato/La candidata, personale espatriato, si occuperà dell'implementazione, organizzazione e del monitoraggio degli aspetti amministrativi e finanziari concernenti le attività di progetto in capo a MC e a tutti i partner internazionali e/o locali, nonché di valutare e analizzare gli aspetti contabili dei report finanziari da presentare al donatore, secondo le regole dell’AICS sede di Kyiv. Il Responsabile Amministrativo e Procurement sarà responsabile della gestione delle operazioni finanziarie complessive, del procurement, del monitoraggio delle spese, della rendicontazione economico-finanziaria e della gestione dei flussi di cassa, della preparazione dei bilanci, in supporto al Coordinatore del Progetto. 

Principali responsabilità:

Il Responsabile Amministrativo e Procurement Officer si occuperà di: 

• Preparare rapporti finanziari mensili e trimestrali da presentare al Coordinatore Progetto, secondo le regole dell’AICS sede di Kyiv; 

• Monitorare le spese, prevedere e riferire tempestivamente, secondo le proiezioni dei flussi di cassa e in conformità con le linee guida in materia di gestione finanziaria; 

• Preparare e presentare le richieste di pagamento al Coordinatore Progetto; 

• Preparare e aggiornare i rendiconti dei flussi di cassa; 

• Garantire la conformità, rispettando le regole del donatore, e i requisiti di rendicontazione finanziaria; 

• Assicurarsi che il personale rispetti le linee guida finanziarie e i livelli di approvazione; 

• Esaminare lo strumento di monitoraggio finanziario mensile per garantire il controllo e la gestione del budget; 

• Interfacciarsi con le risorse umane e la logistica su vari elementi e processi finanziari relativi alle attività del progetto; 

• Verificare con attenzione le spese e i pagamenti a fornitori in base ai piani e ai processi di approvvigionamento approvati, alle richieste di acquisto e agli ordini di acquisto; 

• Essere responsabile dell'utilizzo, del flusso e dell'archiviazione di moduli e documenti numerati durante le transazioni; 

• Supportare il team gestionale nella preparazione del budget e nella eventuale rielaborazione in base ai possibili cambiamenti nei piani del progetto; 

• Consolidare i rapporti finanziari ai fini della rendicontazione da presentare al per l'uso da parte del contabile del donatore nella preparazione dei rapporti finanziari del donatore 

• Preparare le buste paga mensili e tutte le indennità relative secondo le dichiarazioni di legge; 

• Assicura l’attuazione delle procedure d’approvvigionamento; 

• Redigere e aggiornare periodicamente il Procurement Plan (predisposto dai vari partner internazionali di progetto) utile a categorizzare e differenziare le diverse modalità d’acquisto in linea con quanto stabilito dalle regole del donatore e in conformità con le procedure di MCO; 

• Preparare un calendario annuale per la pianificazione delle procedure d’acquisto; 

• Implementare il processo d’approvvigionamento in ogni fase: 

– predisposizione dei documenti (Lettera d’Invito e Contratti); 

– individuazione e invito dei fornitori; 

– valutazione delle offerte e analisi comparativa; 

- eventuale negoziazione; 

– stipula dei contratti di fornitura. 

• Monitorare il rispetto delle clausole contrattuali in collaborazione con i dipartimenti interessati; 

• Garantire una continua mappatura del mercato locale e la valutazione dei fornitori disponibili, verificando la sussistenza dei requisiti qualitativi, logistici e finanziari, al fine di implementare una Vendor List all’interno della quale individuare i soggetti da invitare alle procedure di affidamento delle forniture; 

• Archiviare correttamente tutti i documenti di gara, in collaborazione con il Coordinatore progetto; 

• Adempiere a qualsiasi altro compito assegnato dalla direzione e che corrisponda in generale alle caratteristiche di questa posizione. 

REQUISITI

Conoscenze:

• Laurea magistrale in economia, cooperazione allo sviluppo, scienze politiche o discipline correlate, con competenze tecniche in gestione finanziaria e delle risorse umane, conseguita da almeno 3 anni;

• Ottima conoscenza della lingua inglese scritta e parlata;

• Madrelingua italiano.

Competenze:

• Almeno 5 anni di esperienza in gestione di progetti di emergenza, in situazioni di conflitti politici,

sociali, ambientali;

• Pregressa esperienza con l’AICS;

• Preferibile esperienza nella gestione di progetti multi-settoriali;

• Preferibile esperienza nella gestione di partner di varia tipologia.

Capacità tecniche e psico-attitudinali:

• Capacità strategica di analizzare contesti complessi, valutando rischi e bisogni;

• Capacità di supervisionare gli aspetti operativi del progetto;

• Capacità di coordinamento e supervisione dello staff locale e dei partner di progetto;

• Elevate capacità interpersonali con una forte attitudine al problem-solving e al lavoro di squadra;

• Ottime conoscenze informatiche e dei sistemi di rendicontazione;

• Ottima capacità di flessibilità e di adattamento;

• Affidabilità, puntualità e scrupolosità.

Inviare la propria candidatura a ucraina@missionecalcutta.it entro il giorno 25 settembre 2025 ore 23,00 citando nell’oggetto: Procurement_013157/01/0_Cognome 

Allegare:

CV aggiornato in formato europeo con l’autorizzazione firmata al trattamento dei dati personali;

lettera di presentazione e motivazione;

indicazione di almeno 3 persone per eventuali referenze, con e-mail e telefono.