Coordinatore/trice Ufficio Amministrazione Progetti Istituzionali

Amministrazione-Amministrazione - contabilità

Descrizione

COSPE, organizzazione impegnata da oltre 40 anni nella cooperazione internazionale, la giustizia sociale e le migrazioni, promuove la diversità e l’equità nei propri ambienti di lavoro, garantendo pari accesso alle opportunità professionali a donne, persone razzializzate, membri di comunità LBGT+ e altri gruppi sottorappresentati, ricerca per la propria sede di Firenze un/a Coordinatore/trice dell’Ufficio Amministrazione Progetti Istituzionali (API)

DESCRIZIONE DEL RUOLO

La figura di Coordinatore/trice dell’Ufficio Amministrazione Progetti Istituzionali, riportando direttamente al/alla Direttore/trice del Dipartimento amministrazione, contabilità e finanza, avrà il principale compito di coordinare le attività dell’Ufficio amministrazione progetti istituzionali (API). L’Ufficio ha in gestione circa 80 progetti all’anno che sono svolti sia in Italia che in 16 paesi extra-europei.

Nello svolgimento delle funzioni assegnate, si avvarrà dello staff dell’Ufficio API e, attraverso questo, della collaborazione con lo staff finanziario ed amministrativo presente nei paesi di intervento. Inoltre, laddove necessario per esigenze organizzative e compatibilmente con l’incarico di coordinamento, la figura ricercata potrà assumere la gestione diretta di un pacchetto di progetti, dall’avvio alla rendicontazione, in coerenza con la distribuzione interna delle responsabilità.

PRINCIPALI COMPITI E RESPONSABILITÀ

Gestione e coordinamento staff Ufficio Amministrazione Progetti Istituzionali (API)

Coordinato, sotto la supervisione del/della Direttore/trice del Dipartimento amministrazione, contabilità e finanza, il processo di predisposizione del piano dei risultati annuale consolidato dell’ufficio API e dei piani annuali individuali delle diverse figure dello staff, compresa la verifica semestrale e, in coordinamento con Ufficio Risorse umane, la valutazione annuale
Coordinato ed indirizzato, in raccordo con Ufficio Risorse Umane, il processo di inserimento di nuovo personale API
Pianificate e svolte periodiche riunioni dello staff API, sia collegiali che bilaterali, di monitoraggio, coordinamento, pianificazione e scambio di buone pratiche
Partecipato a riunioni di coordinamento con lo staff di altri dipartimenti su materie attinenti la gestione e la rendicontazione finanziarie

Supervisione ed indirizzo della gestione del portafoglio progetti istituzionali

Svolto un regolare aggiornamento del file contenente il portafoglio progetti ed il piano dei rendiconti annuale, anche attraverso riunioni bilaterali
Condiviso ogni tre mesi il file contenente il portafoglio progetti e relativo piano dei rendiconti annuale con Direttric3, Direttor3 Dipartimenti Programmi, Responsabile Qualità ed Audit Interno, Responsabile Ufficio Risorse Umane
Assegnati nuovi progetti alle diverse figure dello staff e, se necessario, revisione delle assegnazioni per bilanciare il carico di lavoro.
Assicurata la verifica del contratto o accordo proposto dal capofila nonché degli accordi di partenariato attraverso lo staff API o direttamente se trattasi di progetto non ancora assegnato; gestito il processo di selezione del revisore da inserire nel contratto
Supervisionato che in fase di avvio siano realizzate linee guida e formati di rendicontazione e che sia svolta formazione sulle regole di gestione e rendicontazione a staff COSPE e dei partner
Monitorato regolarmente lo stato di avanzamento economico-finanziario dei progetti, incluso, se richiesto, il reperimento del cofinanziamento e lo stato delle entrate, segnalando eventuali criticità ai rispettivi responsabili e, se necessario, organizzando riunioni di confronto
Assicurato, con il supporto dello staff API, la componente di contabilità analitica nei tempi e nei modi previsti dalle procedure interne (apertura contabile, inserimento di varianti, aggiornamento dei parametri, verifica ed acquisizione della contabilità a livello di paesi, svolgimento delle operazioni contabili assegnate allo staff API, inclusa la verifica e registrazione dei rendiconti di partner); coordinato il processo delle operazioni contabili propedeutico alla predisposizione del budget ed alla chiusura del bilancio annuali
Supervisionato l’andamento del piano dei rendiconti e supportato lo staff API nella risoluzione di eventuali problematiche emerse in sede di implementazione e rendicontazione, compresa la gestione di eventuali audit ex-post; assunta direttamente, qualora necessario, la predisposizione di rendiconti finanziari secondo le modalità del finanziatore, inclusa l’organizzazione dei documenti di spesa e, se previsto, lo svolgimento dell’audit di progetto ed il caricamento in Piattaforme del finanziatore
Assicurato, attraverso lo staff API, supporto allo staff COSPE e, se necessario, dei partner, sulle regole di eleggibilità delle spese secondo le regole del finanziatore; assicurato il supporto ai/alle Responsabili di progetto nella predisposizione di varianti, proroghe ed elaborazione di comunicazioni ai donatori attinenti alla parte finanziaria
Monitorate le procedure e linee guida dei finanziatori e segnalate eventuali novità introdotte per la gestione e la rendicontazione finanziaria
Assicurata, a seconda delle esigenze, la gestione diretta di progetti specifici, dalla fase di avvio alla rendicontazione, nel rispetto della distribuzione interna delle attività

Selezione e formazione di personale e sviluppo di strumenti e processi interni

Assicurata la selezione e formazione onboarding di staff staff API (vacancy, test, colloqui, supervisione, formazione)
Rilevati i bisogni formativi a livello di staff API ed organizzate sessioni di aggiornamento su nuovi processi e strumenti e di confronto sul loro adattamento
Collaborato, anche attraverso lo staff API, alla selezione e formazione onboarding di staff con ruoli finanziari, contabili ed amministrativi nei paesi (vacancy, test, colloquio tecnico)
Assicurata, attraverso lo staff API, la formazione onboarding di staff tecnico su aspetti di gestione e rendicontazione finanziaria
Rilevati, in collaborazione con i/le Rappresentanti Paese, i bisogni formativi del personale finanziario, amministrativo e contabile nei paesi ed organizzate formazioni ad hoc; organizzate sessioni multi-lingua di aggiornamento su nuovi processi e strumenti e loro adattamenti.
Identificate, in collaborazione con lo staff dell’ufficio API, le funzionalità del sistema contabile in uso (NPS) che necessitano di essere sviluppate e/o migliorate per un più efficace monitoraggio dello stato di avanzamento economico-finanziario dei progetti
Coordinato e facilitato il coinvolgimento attivo dello staff API nella revisione delle Istruzioni Operative COSPE rilevanti, con specifico riferimento all’Istruzione che definisce le buone pratiche amministrative e gestionali.
Partecipato ai processi di analisi e confronto relativi all’introduzione di nuovi processi e strumenti di gestione interni (gestione risorse umane, supporto finanziario a terzi, progetti in generale), attraverso riunioni di coordinamento con il personale di altri dipartimenti ed uffici

QUALIFICHE E REQUISITI

Diploma e/o formazione universitaria in materie economiche, ragioneria, contabilità o esperienza professionale in ambiti attinenti il ruolo;
Esperienza professionale di almeno 5 anni nella gestione amministrativa di progetti di cooperazione internazionale finanziati da donatori istituzionali. Esperienze di lavoro all’estero in posizioni amministrative così come esperienze di coordinamento di gruppi di lavoro e di progetti multi-paese e multi-partenariato rappresentano un requisito preferenziale;
Approfondita conoscenza delle regole di gestione e di rendicontazione dei principali finanziatori quali AICS ed Unione Europea (sia programmi esterni che interni). La conoscenza di altri finanziatori, internazionali e governativi, rappresenta un requisito preferenziale;
Ottima conoscenza della lingua inglese e francese. La conoscenza di una terza lingua, tra spagnolo o portoghese, rappresenta un requisito preferenziale;
Conoscenza dei principi di contabilità/partita doppia;
Ottime conoscenze informatiche, in particolare fogli di calcolo, e conoscenza di programmi contabili;
Disponibilità a svolgere missioni brevi nei paesi dove COSPE interviene;
Orientamento alla qualità, all’analisi e alla risoluzione dei problemi
Eccellenti capacità di pianificazione e organizzative del proprio lavoro e dei collaboratori;
Predisposizione al lavoro di squadra, all’ascolto e alla negoziazione;
Forte motivazione rispetto alla mission e piena e motivata adesione ai valori di Cospe: Cooperazione, Rispetto, Coerenza, Professionalità e Creatività.

OFFERTA

Contratto: contratto a tempo determinato di 12 mesi, con possibilità di trasformazione a tempo indeterminato al termine del periodo.
Compenso: il compenso sarà commisurato alle reali esperienze possedute, valutando il livello di competenza, l’esperienza lavorativa pregressa e le qualifiche specifiche.
Data di inizio: ottobre 2025.
Sede di lavoro: Firenze, con possibilità di lavoro agile e missioni nei paesi

COME CANDIDARSI

Gli interessati possono inviare il cv e una lettera motivazionale, con autorizzazione al trattamento dati personali (DLgs 196/2003 e smi), all’indirizzo risorse.umane@cospe.org inserendo nell’oggetto “API 2025”.

Si prega di indicare nel CV esattamente le date di inizio e fine (mese/anno), la posizione ricoperta e il datore di lavoro per ogni incarico lavorativo.

Cospe si riserva la facoltà di modificare, prorogare, sospendere, riaprire i termini o revocare la presente procedura di selezione qualora se ne riveli la necessità o l’opportunità.

Solo i candidati ammessi ai colloqui di selezione riceveranno comunicazioni relative all’esito della procedura.