Responsabile Amministrativo

Amministratore Paese-Amministrazione - contabilità

Descrizione

Descrizione del contesto:

Il VIS – Volontariato Internazionale per lo Sviluppo, ha aperto le sue operazioni in Senegal nel corso dell’anno 2016 e contestualmente ha creato un coordinamento regionale africa occidentale, che comprende i paesi: Mali, Ghana, Senegal e Costa d’Avorio. In linea con la Pianificazione Strategica Regionale Africa Ovest il VIS ha concentrato le sue attività nei settori della migrazione, della formazione e dell’inserimento socio-professionale; investendo nel partenariato con i Centri di Formazione Professionali gestiti dalla Congregazione dei Salesiani di Don Bosco e con gli attori pubblici responsabili di questi due settori: il Ministero degli Esteri e dei Senegalesi all’Estero ed il Ministero della Formazione Professionale, dell’Apprendistato e dell’Inserimento Lavorativo. In Senegal il VIS si propone dunque di creare possibilità di formazione ed impiego per i giovani in condizione di vulnerabilità e a rischio di inserirsi in percorsi di migrazione irregolare.

Nell’ambito dell’ operatività in Senegal, un nuovo progetto triennale di sviluppo dal titolo “Formazione, Dignità, Inclusione e Innovazione: chiavi per una crescita economica sostenibile in Senegal”, finanziato da AICS, verrà implementato prossimamente con l’obiettivo di contribuire alla promozione del lavoro dignitoso e inclusivo in Senegal, nelle regioni principalmente coinvolte dalla rotta migratoria: Dakar, Kaolack, Tambacounda e Thiés.

Finalità del ruolo:

Il/La Responsabile Amministrativo ha la finalità di:

garantire la corretta, trasparente ed efficace gestione amministrativo-contabile dei progetti nel paese di riferimento.
garantire l’efficiente organizzazione degli uffici locali dal punto di vista logistico, della gestione amministrativa e del personale locale.

Attività da realizzare:

Il/la Responsabile Amministrativo sarà responsabile delle seguenti attività:

Elaborare il piano finanziario dei progetti, in raccordo con Coordinatore Regionale Pianificazione e Controllo (CRPC)/Desk Amministrativo e Rappresentante Paese Loco (RPL), raccogliere eventuali preventivi e valorizzazioni in loco.
Contribuire alla formulazione delle richieste invii del Rappresentante Paese Loco (RPL).
Garantire una corretta gestione dei documenti amministrativi e contabili dei progetti, anche quella richiesta dai revisori e dal donatore;
Assicurare una corretta gestione delle casse, dei conti correnti bancari e della relativa riconciliazione su base mensile;
Aggiornare e controllare la PN loco, tramite gestionale (SQUARE) e inviare a CRPC gli estratti c/c/b & casse, riconciliazione.
Assicurare una corretta gestione amministrativa dello staff nazionale (salari, contratti, ferie, permessi…);
Assicurare la gestione diretta e la formazione dello staff amministrativo nazionale.
Monitorare in collaborazione con l’RPL/Project Manager l’andamento economico-finanziario dei progetti, elaborando piani finanziari, piani per gli acquisti e segnalando eventuali scostamenti dal budget approvato.
Predisporre la documentazione necessaria per l’attuazione di procedure previste per acquisti e lavori (preventivi, tender, affidamenti, ecc).
Elaborare i report finanziari intermedi e finali, sotto la supervisione del CRPC e in raccordo con RPL/PM. In caso di donatore in loco, gestione delle relazioni con auditor, presentazione del rendiconto e invio a integrazioni e modifiche richieste dal donatore di concerto con RPL/PM e CRPC.
Creare e mantenere un ambiente di lavoro che prevenga e contrasti le molestie e gli abusi e altre condotte lesive dell’integrità e della dignità delle persone, promuovendo il rispetto del codice di Condotta e delle policies PSEA/CSP del VIS.
Tenere costantemente aggiornato l’inventario di tutti i beni di proprietà del VIS ed eventualmente gestire le scorte in un magazzino appropriato, evitando il danneggiamento dei beni stoccati.
Tenere costantemente aggiornato l’elenco dei fornitori locali affidabili e dei contratti stipulati con i fornitori, per essere utilizzato durante la procedura di acquisto di beni e servizi.
Tenere costantemente aggiornato l’elenco dei contatti dello staff espatriato e locale della Missione, per tutte le basi nel Paese, e inviarlo alle Risorse Umane ad ogni aggiornamento.

Requisiti

Conoscenze:
Laurea in Scienze Economiche, Management, Scienze Politiche e Relazioni Internazionali, o altri settori affini/rilevanti
Ottima conoscenza di Excel e di applicativi di contabilità
Ottima conoscenza della lingua francese scritta e parlata
Buona conoscenza della lingua italiana

Competenze:
Pregressa esperienza di gestione amministrativo-contabile di progetti di cooperazione allo sviluppo di almeno 3 anni;
Esperienza pregressa di lavoro in progetti di cooperazione allo sviluppo in Africa subsahariana/Africa Ovest/Medio Oriente;
Esperienza pregressa di rendicontazione finanziaria di progetti finanziati da donatori istituzionali.
Conoscenza delle procedure di acquisto dei principali donatori istituzionali (AICS, UE, ECHO, IOM).

Capacità
Capacità di supervisione e ottica d’insieme degli aspetti economico-finanziari
Capacità di coordinamento e supervisione staff locale in accordo con le leggi vigenti nel paese;
Capacità di formare il personale locale attraverso il learning-by-doing (training on the job)
Capacità di reazione agli imprevisti;

Dimensione psico-attitudinale:
Forte spirito di adattamento
Buona capacità di gestione degli imprevisti e attitudine al problem solving
Capacità di collaborare con controparti religiose
Affidabilità e scrupolosità

Per inviare la candidatura compilare il form al seguente link - https://www.volint.it/form/vis-application - specificando il ruolo: 3308 RAL Senegal

Si richiede il CV, lettera di motivazione e le Referenze (almeno 2 contatti).

Solo i profili che rispettano i requisiti richiesti verranno contattati.