Desk Officer-Coordinamento
Descrizione
Desk PVS (Progetti e Programmi Esteri)
Sede di lavoro: Milano, Via Cufra 29 (modalità di lavoro ibrida). Sono previste missioni nei PVS.
Inserimento: giugno/luglio 2025
Scadenza candidature: 04/05/2025
Tipologia di contratto: Tempo determinato 12 mesi rinnovabile, full-time, inquadramento con CCNL Commercio e Servizi in funzione dell’esperienza
Fascia retributiva: RAL 27.000-30.000 euro. La retribuzione esatta sarà commisurata all’esperienza e all’idoneità del candidato e alla griglia salariale e politiche di ICEI.
Breve descrizione del ruolo/Overview
Il Desk PVS promuove, gestisce e coordina progetti internazionali in contesti multi-culturali fungendo da focal point per il team, il personale espatriato e locale, i partner, i donanti ed altri stakeholder.
Orchestra le fasi di ideazione e stesura di proposte progettuali in linea con il posizionamento e gli obiettivi dell’associazione. Applica le procedure di donatori nazionali e internazionali per attuare un controllo di gestione e sovrintende alle attività di disseminazione nei progetti di sua competenza.
Il Desk PVS è un professionista che opera in contesti multi-culturali dotato di elevate capacità di gestione, pianificazione e progettazione. Ha una visione di insieme, è capace di lavorare sia in autonomia che in gruppo, possiede ottime competenze comunicative e relazionali che applica all’interno del team di lavoro, con i partner e con gli stakeholder a tutti i livelli. È orientato al problem-solving e sa gestire situazioni di stress.
Job Description
PROGRAMMAZIONE
- Definisce la programmazione annuale delle proprie attività (gestione, progettazione, missioni, etc.) in linea con le priorità dell’area geografica e con la strategia dell’organizzazione.
- Elabora un calendario annuale delle scadenze gestionali e amministrative (varianti, proroghe, rendiconti, avvii/chiusure di progetto) e lo sottopone al Responsabile di Area.
- Raccoglie dai Project Manager, controlla e consolida la programmazione finanziaria dei progetti di sua competenza e la sottopone al Responsabile.
- Definisce la programmazione annuale delle attività di comunicazione/advocacy e il relativo budget spending, in coordinamento con i Project Manager e con l’Area Comunicazione. Si allinea bimestralmente con l’Area Comunicazione in termini di attività/priorità.
MONITORAGGIO E GESTIONE BANDI/TENDER
- Monitora, con cadenza almeno mensile, bandi, gare e opportunità inerenti i Paesi di competenza e coerenti con la strategia dell’organizzazione e li segnala al Responsabile di Area
- Su input del Responsabile di Area prepara e propone idee progettuali di massima sui bandi selezionati: tematica, paese, possibili partner, elementi di innovazione
- Si relaziona con i Project Manager sulle opportunità per bandi o accesso ai fondi che si presentano dal loco.
- Si coordina con e supporta l’Area Fundraising per un piano di pubbliche relazioni ai fini di individuare nuove opportunità di finanziamento e sviluppo.
PROGETTAZIONE
- Pianifica (in autonomia o affiancando il Responsabile di Area) la tempistica della fase di progettazione, identificando e distribuendo i task (needs assessment, costruzione del partenariato, Quadro Logico (QL) o Theory of Change (TOC), capitoli del narrativo, budget, parti amministrative etc.) tra sé, Project Manager, partner e altri soggetti coinvolti, e monitora periodicamente l’avanzamento della progettazione con momenti di condivisione con il team coinvolto
- Si occupa di tutte le fasi della redazione della proposta progettuale, supportato dal e in coordinamento con il Project Manager e/o altro personale di supporto (es Area Comunicazione). In particolare:
- Si coordina con personale in loco per il reperimento di documenti e materiali utili e studia il contesto di riferimento;
- Identifica i possibili partner locali di progetto, in coordinamento con il Project Manager e confrontandosi con il Responsabile di Area;
- Identificazione dei bisogni (context analysis, raccolta e analisi dati);
- Definizione di priorità, aree e strategia di intervento;
- Redazione prima bozza di QL (basato su TOC);
- Valuta e identifica partner italiani e/o internazionali sulla base della strategia di progetto;
- Si occupa della redazione dei formulari di progetto;
- Redige bozza di budget, con suddivisione spese Italia e loco, per partner e per co-finanziatore;
- Predispone i documenti formali necessari (es. accordi di partenariato, lettere di gradimento, etc.).
- Assicura – in coordinamento con il referente area tematica – che la strategia progettuale e il sistema di indicatori e outcome del progetto si basino sulla ToC dell’organizzazione (ove possibile) e sulle priorità del donante
- Assicura che il piano finanziario rispetti le indicazioni (dal Responsabile di Area e dalla Direzione) per la copertura dei costi
- Si raccorda con l’Area Comunicazione per calare la strategia di comunicazione istituzionale nel progetto (azioni, obiettivi e costi)
- Consegna avanzamenti (versioni) periodici e finale del documento di progetto, QL e budget al Responsabile di Area per la revisione congiunta
GESTIONE OPERATIVA E MONITORAGGIO
- Assicura il rispetto di standard qualitativi nell’implementazione delle iniziative (anche in riferimento al loco ed ai partner).
- Definisce in accordo con il Responsabile di Area una strategia a livello di Paese e supporta il Project Manager nell’applicazione degli step previsti.
- È responsabile della corretta applicazione del Manuale Gestione Progetti e del pacchetto procedurale di ICEI, per sé e per i Project Manager di suo riferimento.
- Supporta i Project Manager nella gestione progettuale (criticità, ritardi, emergenze, gestione partner, rapporti con i donanti, etc.) con opportuni strumenti gestionali (riunioni, report, file contabili etc.)
- Supervisiona e verifica periodicamente lo stato avanzamento dei progetti e i risultati del monitoraggio da parte dei Project Manager.
- Controlla la qualità di e integra i report narrativi da presentare ai donor suggerendo ai Project Manager correzioni, integrazioni o migliorie, elabora su richiesta altri report.
- Si coordina periodicamente con i partner italiani o internazionali per l’organizzazione di attività, missioni, consulenze etc.
- Si coordina periodicamente con l’Area Comunicazione per la realizzazione di attività di comunicazione legate ai progetti di competenza
GESTIONE AMMINISTRATIVA E FINANZIARIA
- Applica correttamente i contratti con i finanziatori e le relative procedure – per la parte di competenza dell’Area Progetti – sia per le componenti a gestione diretta ICEI, sia per i partner di progetto, e su queste si mantiene aggiornato.
- Effettua un corretto controllo di gestione dei progetti, sulla base dei dati forniti dall’Area Amministrazione (es: coerenza tra esecuzione di progetto e di budget, controllo scostamenti, quote di cofinanziamento, conteggi di chiusura dei progetti), assumendo all’occorrenza iniziative correttive (varianti, proroghe, etc.).
- È responsabile della corretta applicazione del pacchetto procedurale di ICEI, in merito a tempistiche, scadenze, controlli, flussi e attività periodiche, per se e per i Project Manager di riferimento.
- Prepara e presenta richieste di modifica contrattuale quali estensioni, variazioni etc.
- Supporta l’Amministrazione per la presentazione dei rendiconti intermedi e finali dei progetti a sua gestione.
COORDINAMENTO
- Partecipa al coordinamento interno all’Area attraverso momenti e strumenti di controllo e collaborazione suggeriti dal Responsabile di Area.
- Coordinamento con altri dipartimenti dell’ufficio (es comunicazione) per l’elaborazione di una strategia coerente con le iniziative di cui è responsabile.
- Coordinamento con l’Area Amministrazione per Varianti Non Onerose (VNO), rendiconti e gestione finanziaria, facilitazione rapporti di amministrazione con i partner. Coordinamento per gli aspetti pratici legati alla contabilità di progetto.
- Coordina il partenariato italiano dei progetti di competenza e facilita e favorisce i rapporti tra il partenariato italiano, il Project Manager e il loco.
- Supporta il Project Manager nella gestione delle relazioni con il partenariato loco.
- Agisce come punto di riferimento tra il donor/controparti istituzionali (Italia) e partenariato
- Coordinamento con consulenti esterni per la valutazione. Facilitazione del dialogo e dell’incontro del valutatore con lo staff in loco.
LOBBY-ADVOCACY
- Può suggerire e all’uopo attivare contatti su cui costruire partenariati progettuali, confrontandosi con il Responsabile di Area e con l’Area Comunicazione/Advocacy, anche in un’ottica di posizionamento di ICEI.
- Può suggerire e sviluppare nuovi finanziatori e cura le relazioni con quelli esistenti, in collaborazione con l’Area Fundraising.
- Può suggerire e sviluppare la partecipazione a reti strategiche per ICEI, nell’ambito dei progetti e delle tematiche di sua competenza.
RRHH
- Partecipa nella selezione dei Project Manager dei progetti di sua gestione: redige vacancy, TdR, effettua preselezione, applica le procedure interne di selezione staff.
- Incaricato della formazione del Project Manager e di altro personale espatriato.
- Gestione amministrativa del personale espatriato a sua gestione (contratti, ferie, visti, assicurazioni, viaggi, etc.) e del personale italiano o internazionale (di partner o consulenti) impiegato nelle iniziative a sua gestione, in collaborazione con l’Area Amministrazione e la Segreteria.
REQUISITI
Esperienza
- Almeno 5 anni di esperienza in ruoli simili presso altre ONG italiane o internazionali, con la gestione desk di progetti complessi di donors istituzionali (AICS, Commissione Europea, OOII, Agenzie di cooperazione estere, etc.), inclusa ottima conoscenza delle regole e procedure di gestione e rendicontazione progetti di tali donors.
- La conoscenza e precedente esperienza di applicazione delle Procedure Generali AICS 2020 e della progettazione RBM di AICS, costituirà un vantaggio.
- Almeno 5 anni di esperienza in progettazione per bandi dei principali donanti istituzionali (vedi sopra).
- Sarà considerata positivamente la conoscenza e/o l’esperienza diretta di lavoro in una o più delle seguenti tematiche: agricoltura sostenibile, turismo responsabile, cambiamenti climatici (adattamento, resilienza, mitigazione).
Competenze tecniche
- Competenza e autonomia nella scrittura di proposte progettuali di alta qualità.
- Ottima conoscenza delle lingue di lavoro (inglese, portoghese, spagnolo).
- Proattività nell’identificazione di nuovi donors, bandi, opportunità.
- Capacità di pianificazione operativa, coordinamento, gestione e delega.
- Capacità nelle relazioni istituzionali e nel networking a tutti i livelli.
- Capacità di gestire e sistematizzare le informazioni e la conoscenza dell’organizzazione.
Soft skills
- Team work – capacità di coordinarsi e relazionarsi con colleghi all’interno della propria area e di altre aree dell’organizzazione.
- Gestione dello stress – capacità di lavorare in condizioni di stress.
- Capacità di gestione del conflitto.
- Attitudine al problem-solving, lavoro per obiettivi e gestione multitask.
- Autonomia nella realizzazione delle funzioni e compiti assegnati, spirito di iniziativa e proattività.
- Comunicazione – abilità comunicative formali e informali.
- Flessibilità, adattabilità e abilità di operare in contesti multiculturali.
- Capacità di auto-valutazione, propensione al miglioramento e all’apprendimento continuo.
- Empatia nella gestione delle relazioni interne ed esterne all’organizzazione.
- Leadership, capacità relazionali e di gestione RRHH.
Informazioni Aggiuntive
- Si richiede la disponibilità a missioni nei PVS (durata 2-3 settimane c/u).
- La posizione prevede la presenza in sede (Milano) con la possibilità di svolgere da remoto una parte delle ore previste (fino al 40%).
PROCESSO DI CANDIDATURA
Le/i candidate/i qualificate/i, interessate/i alla posizione, dovranno inviare la propria candidatura a cv@icei.it entro il 4 maggio 2025 indicando nell’oggetto “Selezione Desk PVS”.
La candidatura dovrà essere corredata da:
- CV aggiornato, in italiano o inglese, con consenso al trattamento dei dati, dal quale emergano chiaramente le competenze richieste.
- Lettera di motivazione.
- Tre referenze complete (nome, cognome, ruolo, e-mail e numero di telefono) di persone con cui si ha avuto un rapporto di lavoro (colleghi e/o referenti diretti), con autorizzazione al contatto.
Le candidature incomplete o inviate dopo la data di scadenza non saranno tenute in considerazione.
Saranno ricontattati solo i candidati preselezionati.
Qualora la risorsa idonea sia identificata prima della scadenza della vacancy, questa verrà chiusa anticipatamente rispetto alla data indicata.
Il processo di selezione rispetta il principio delle pari opportunità (Dgls 198/2006) e la legislazione comunitaria contro la discriminazione, nonché il Codice etico e la Politica di protezione dei minori di ICEI (https://icei.it/trasparenza).
