Procurement Officer e Responsabile rendiconti

Amministrazione-Amministrazione - contabilità

Descrizione

DESCRIZIONE DEL RUOLO
Seppure assunta nel quadro dell’Ufficio Amministrativo con sede a Milano, si tratta è una figura amministrativa che supporta lo staff dei progetti di cooperazione internazionale in tutte le fasi della preparazione dei dossier che compongono i procurement secondo le Prag dell’Unione Europea, i Manuali di Rendicontazione di Aics e delle sue sedi estere, i regolamenti di altri donor italiani e internazionali. In quanto tale, dialoga e si coordina con i regional manager (stanziati c/o l’HQ) e con i PM (stanziati nei Paesi esteri).

Nell’ambito della rendicontazione rappresenta il collegamento tra il settore progetti e l’area amministrazione della Ong, con responsabilità diretta nel controllo contabile e predisposizione dei rendiconti per i finanziatori.

Riporta al Direttore.

COMPITI E RESPONSABILITÀ
Procurement

Controlla la correttezza dei Piani di Acquisto (Purchase Plan) redatti dai Regional Manager, identificando la giusta procedura di acquisto per ciascuna voce di budget;
Redige i documenti che compongono il dossier di procurement secondo le indicazioni e specifiche tecniche che vengono fornite dai Regional Manager e dai PM;
Supervisiona la correttezza della procedura di acquisto in tutte le sue fasi, ivi incluso il corretto processo di valutazione delle offerte;
Controlla la completezza e qualità dei supporting document che compongono una procedura;
Esegue missioni presso le sedi estero ai fini del controllo dei supporting documents in versione cartacea e la loro corretta archiviazione;
Supporta l’Ufficio amministrativo e i Regional Manager durante le valutazioni amministrative da parte dei donor;
Aggiorna le policy di procurement dell’organizzazione insieme al Coordinatore dei Progetti Estero su richiesta del Direttore;
Al bisogno, organizza sessioni di aggiornamento ai colleghi rispetto alle novità nei regolamenti di procurement introdotti dai vari donor.
Rendiconti

Controlla la correttezza della contabilità (Italia e loco) dei progetti;
Controlla la correttezza dello stato di avanzamento delle spese dei progetti;
Gestisce lo scadenzario rendiconti;
Predispone la documetazione relativa alla rendicontazione progetti;
Si interfaccia con il revisore esterno durante l’audit del rendiconto;
È referente nei confronti dei finanziari per la parte amministrativo/contabile dei rendiconti.
Inviare CV con referenze, autorizzazione firmata al trattamento dei dati personali e lettera motivazionale indicando nome e cognome del candidato nei file in pdf, entro il 29/03/2024 al seguente indirizzo mail: ssf@celim.it