Registro Volontari Terzo Settore: cos’è, come funziona e come tenerlo in formato elettronico
Il Registro dei Volontari è uno degli adempimenti previsti per gli Enti del Terzo Settore (ETS) che si avvalgono di persone che svolgono attività di volontariato in modo non occasionale. Il registro permette di identificare e tenere aggiornati i dati dei volontari dell’organizzazione e deve essere conservato secondo modalità che ne garantiscano l’integrità e l’inalterabilità.
La normativa consente di tenere il registro volontari anche in formato elettronico, a condizione che siano rispettati i requisiti previsti per la sua corretta tenuta. Per questo motivo, un semplice file Excel modificabile non è sufficiente a garantire da solo le caratteristiche richieste dalla normativa.
SISCOS mette a disposizione dei propri assicurati il Registro Volontari Elettronico, uno strumento digitale pensato per semplificare la gestione dei volontari e degli adempimenti collegati alla polizza assicurativa per i volontari.
Registro Volontari Terzo Settore: cos’è?
Il Registro dei Volontari è il documento nel quale l'Ente del Terzo Settore iscrive i volontari che svolgono la propria attività in modo non occasionale. Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali chiarisce infatti che gli ETS che si avvalgono di volontari sono tenuti a iscrivere in un apposito registro le persone che svolgono attività di volontariato in maniera non occasionale.
Il registro deve consentire di identificare in modo chiaro il volontario e di conoscere il periodo durante il quale svolge la propria attività presso l'ente.
Tra le informazioni da riportare rientrano, in particolare:
- nome e cognome del volontario;
- data e luogo di nascita;
- codice fiscale;
- indirizzo di residenza;
- data di inizio dell'attività di volontariato;
- data di fine dell'attività di volontariato, quando prevista.
La disciplina di riferimento è contenuta principalmente nell'articolo 17 del Codice del Terzo Settore e nel Decreto ministeriale 6 ottobre 2021, che disciplina anche le modalità di tenuta del registro e i relativi aspetti assicurativi.
Il Registro dei Volontari è obbligatorio?
Sì, per i volontari che svolgono attività in modo non occasionale. L'articolo 17 del Codice del Terzo Settore prevede infatti che gli enti che si avvalgono di volontari debbano iscrivere in un apposito registro le persone che svolgono la propria attività in maniera non occasionale.
Per i volontari occasionali la situazione è diversa: non sussiste lo stesso obbligo di iscrizione previsto per i volontari non occasionali. Tuttavia, l'ente deve comunque poter disporre delle informazioni necessarie relative alle persone assicurate, soprattutto ai fini della corretta gestione della copertura assicurativa.
Per questo motivo può essere utile organizzare all'interno del proprio sistema di gestione una sezione dedicata anche ai volontari occasionali.
Chi sono i volontari occasionali?
Un volontario può essere considerato occasionale quando presta la propria attività in maniera estemporanea e non continuativa, per un periodo o un'attività specificamente individuata.
Un esempio può essere quello di una persona che collabora con un'associazione esclusivamente durante un evento della durata di pochi giorni, senza svolgere successivamente attività volontaria in modo continuativo.
La distinzione tra attività occasionale e non occasionale deve essere valutata dall'ente sulla base delle modalità concrete con cui viene svolta l'attività di volontariato.
Registro volontari elettronico: si può tenere online?
Sì. Il Decreto ministeriale 6 ottobre 2021 prevede la possibilità di utilizzare strumenti elettronici e telematici per la tenuta del Registro dei Volontari, purché siano garantite le caratteristiche richieste dalla normativa, tra cui l'inalterabilità delle scritture.
La possibilità di utilizzare un registro volontari elettronico consente agli enti di evitare la gestione esclusivamente cartacea e di mantenere più facilmente aggiornate le informazioni relative ai propri volontari.
È però importante distinguere tra un vero registro elettronico e un semplice documento informatico modificabile. Il fatto che un registro sia salvato su un computer o su un servizio cloud non significa automaticamente che possieda i requisiti necessari per garantire l'inalterabilità delle registrazioni.
Registro volontari Excel: si può utilizzare?
Il Registro Volontari Excel può essere utile per organizzare internamente i dati dei volontari, ma un normale file Excel modificabile non è di per sé sufficiente per garantire la corretta tenuta del registro previsto dalla normativa.
Il problema non riguarda il formato Excel in quanto tale, ma la possibilità di modificare le informazioni già registrate senza che siano garantite le caratteristiche di integrità e inalterabilità richieste per il registro.
Per questo motivo, chi cerca un registro volontari Terzo Settore fac simile dovrebbe prestare attenzione alla differenza tra un semplice modello da compilare e uno strumento che consenta effettivamente di gestire il registro secondo i requisiti previsti dalla normativa.
Registro Volontari Terzo Settore PDF: come funziona?
Il registro volontari Terzo Settore in PDF può rappresentare il documento finale attraverso il quale l'ente conserva e rende disponibile una situazione aggiornata del proprio registro.
Il Registro Volontari Elettronico di SISCOS permette di scaricare il registro in formato PDF, con le caratteristiche necessarie alla corretta conservazione del documento e alla sua utilizzabilità come registro aggiornato.
Il sistema consente inoltre di mantenere la numerazione progressiva dei volontari e di garantire l'inalterabilità delle informazioni registrate secondo le modalità previste dal sistema.
Come deve essere vidimato il Registro dei Volontari?
Per il registro dei volontari cartaceo, la normativa prevede la vidimazione da parte di un notaio o di un pubblico ufficiale abilitato.
Per il registro volontari elettronico, invece, devono essere garantiti i requisiti di integrità, inalterabilità e certezza temporale previsti per la tenuta del documento informatico. La disciplina consente infatti agli ETS di utilizzare sistemi elettronici e telematici in alternativa al registro cartaceo, purché siano rispettate le condizioni stabilite dal Decreto ministeriale 6 ottobre 2021.
Il Registro Volontari Elettronico di SISCOS permette di effettuare il download del registro in formato PDF, con gli elementi necessari alla sua corretta gestione e conservazione.
Quali volontari devono essere assicurati?
Il Codice del Terzo Settore prevede l'obbligo per gli enti che si avvalgono di volontari di assicurarli contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell'attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile verso i terzi.
La disciplina assicurativa è stata ulteriormente regolata dal Decreto ministeriale 6 ottobre 2021, che ha previsto anche la possibilità di utilizzare polizze collettive o numeriche.
La corretta gestione dei dati dei volontari è quindi importante anche dal punto di vista assicurativo: in caso di sinistro, la compagnia deve poter verificare che la persona coinvolta rientri tra i soggetti coperti dalla polizza.
Qual è il rapporto tra Registro Volontari e assicurazione?
Il Registro dei Volontari e l'assicurazione volontari sono strettamente collegati. Il registro consente infatti all'ente di documentare quali persone svolgono attività di volontariato e, per i volontari non occasionali, di formalizzarne l'iscrizione.
In caso di infortunio, malattia o responsabilità civile, la compagnia assicurativa può avere necessità di verificare la presenza del volontario tra i soggetti coperti dalla polizza.
Per questo motivo è importante mantenere il registro aggiornato e assicurarsi che le modalità di gestione dei volontari siano coerenti con la copertura assicurativa sottoscritta.
Registro Volontari Elettronico SISCOS: come funziona?
Il Registro Volontari Elettronico è destinato agli enti che sottoscrivono la polizza del volontariato in Italia di SISCOS.
Il servizio è incluso senza costi aggiuntivi nella polizza e permette di gestire in modo digitale le informazioni relative ai volontari.
Attraverso il Registro Volontari Elettronico è possibile:
- creare sezioni differenti del registro;
- gestire volontari strutturali e occasionali secondo le esigenze dell'ente;
- organizzare i volontari in relazione alle diverse tipologie di polizza;
- mantenere aggiornati i dati dei volontari;
- garantire la numerazione progressiva delle registrazioni;
- scaricare il registro aggiornato in formato PDF;
- avere a disposizione la documentazione relativa alle polizze assicurative.
Il sistema è pensato per semplificare la gestione quotidiana del registro e ridurre il lavoro amministrativo necessario per mantenere aggiornata la documentazione.
Registro volontari elettronico gratis: esiste?
Se stai cercando un registro volontari elettronico gratis, è importante verificare quali funzionalità siano effettivamente comprese nel servizio.
Un semplice modello Excel o un fac simile scaricabile gratuitamente può essere utile per raccogliere e organizzare i dati, ma non equivale necessariamente a un sistema elettronico che garantisca i requisiti richiesti per la tenuta del Registro dei Volontari.
Per gli enti che sottoscrivono la polizza volontari Terzo Settore di SISCOS, il Registro Volontari Elettronico è invece incluso senza costi aggiuntivi. In questo modo l'ente può disporre di uno strumento digitale collegato alla propria gestione assicurativa senza dover acquistare separatamente un software per il registro.
Registro volontari APS: quali regole si applicano?
Anche le Associazioni di Promozione Sociale (APS) che si avvalgono di volontari devono rispettare le disposizioni del Codice del Terzo Settore relative alla gestione dei volontari.
In particolare, i volontari che svolgono la propria attività in modo non occasionale devono essere iscritti nell'apposito registro dell'ente. Il registro può essere tenuto anche in formato elettronico, nel rispetto delle modalità previste dalla normativa.
Per questo motivo, un registro volontari APS non deve essere considerato semplicemente come un elenco interno dei soci o delle persone che collaborano con l'associazione: si tratta di uno specifico adempimento collegato all'attività di volontariato.
Domande frequenti sul Registro Volontari Terzo Settore
Il Registro dei Volontari è obbligatorio per tutti gli ETS?
Gli ETS che si avvalgono di volontari devono iscrivere nel registro i volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale. Per i volontari occasionali non è previsto lo stesso obbligo di iscrizione, anche se è opportuno gestirne e conservare i dati necessari ai fini assicurativi.
Posso usare un file Excel come Registro dei Volontari?
Un normale file Excel modificabile non garantisce automaticamente i requisiti di inalterabilità richiesti dalla normativa. Può essere utilizzato come strumento organizzativo interno, ma non dovrebbe essere confuso con un sistema elettronico progettato per la corretta tenuta del registro.
Posso tenere il Registro Volontari in formato elettronico?
Sì. Il Decreto ministeriale 6 ottobre 2021 consente l'utilizzo di strumenti elettronici e telematici, purché siano garantite le caratteristiche richieste per la corretta tenuta del registro, tra cui l'inalterabilità delle scritture.
Il Registro dei Volontari deve essere vidimato?
Per il registro cartaceo è prevista la vidimazione da parte di un notaio o di un pubblico ufficiale abilitato. Per il registro elettronico devono invece essere garantiti i requisiti previsti dalla normativa per assicurare l'integrità, l'inalterabilità e la certezza temporale delle registrazioni.
Nel Registro Volontari devono essere inseriti anche i volontari occasionali?
La normativa richiede l'iscrizione nel registro dei volontari che svolgono la propria attività in modo non occasionale. L'ente può comunque scegliere di gestire anche i volontari occasionali all'interno del proprio sistema, creando una sezione specifica o utilizzando modalità concordate con la compagnia assicurativa.
Quali dati devono essere indicati nel Registro dei Volontari?
Il registro deve permettere di identificare chiaramente il volontario e deve riportare le informazioni previste dalla normativa, tra cui i dati anagrafici e il periodo di svolgimento dell'attività di volontariato.
Il Registro Volontari Elettronico di SISCOS è gratuito?
Il Registro Volontari Elettronico di SISCOS è incluso senza costi aggiuntivi per gli enti che sottoscrivono con SISCOS la polizza per il volontariato in Italia.
Posso scaricare il Registro Volontari in PDF?
Sì. Il Registro Volontari Elettronico di SISCOS permette di scaricare il registro aggiornato in formato PDF.
È possibile avere un fac simile del Registro Volontari?
Un fac simile può essere utile per comprendere quali informazioni devono essere raccolte, ma non sostituisce necessariamente un sistema idoneo alla tenuta del registro. Prima di utilizzare un modello o un file Excel è quindi importante verificare che siano rispettati tutti i requisiti previsti dalla normativa.
