Obblighi assicurativi per i volontari del Terzo Settore
La Riforma del Terzo Settore ha introdotto precise regole per gli enti che si avvalgono di volontari, stabilendo tra gli altri due importanti adempimenti: l'obbligo di assicurare i volontari e, per i volontari che svolgono attività in modo non occasionale, l'obbligo di tenere un Registro dei Volontari.
La disciplina di riferimento è contenuta principalmente nel Codice del Terzo Settore (D.Lgs. 117/2017) e nel Decreto del 6 ottobre 2021, che definisce i meccanismi assicurativi semplificati e le modalità di tenuta del Registro dei Volontari.
L'articolo 17 del Codice del Terzo Settore definisce il volontario come la persona che, per libera scelta, mette a disposizione il proprio tempo e le proprie capacità a favore della comunità e del bene comune, in modo personale, spontaneo e gratuito e senza fini di lucro.
Gli Enti del Terzo Settore che si avvalgono di volontari devono quindi prestare particolare attenzione alla gestione delle coperture assicurative e alla corretta registrazione dei volontari. L'obbligo assicurativo riguarda sia i volontari non occasionali sia quelli occasionali. Il Registro, invece, deve essere predisposto per i volontari che svolgono l'attività in modo non occasionale.
Questi adempimenti non riguardano soltanto le Organizzazioni di Volontariato: la disciplina dell'articolo 18 del Codice del Terzo Settore si applica agli ETS che si avvalgono di volontari.
Registro Volontari e Assicurazione Volontari Terzo Settore: quali sono gli obblighi?
Il Registro dei Volontari deve essere predisposto dagli Enti del Terzo Settore per i volontari che svolgono la propria attività in modo non occasionale.
Il registro deve essere tenuto e aggiornato dall'ente e deve permettere di identificare i volontari e il periodo durante il quale prestano attività di volontariato.
L'obbligo di tenere il registro non significa però che i volontari occasionali siano esclusi dall'assicurazione. Anche i volontari occasionali devono essere assicurati e l'ente deve raccogliere, conservare e mettere a disposizione dell'impresa assicuratrice i relativi dati secondo le modalità concordate.
L'ente può scegliere di creare all'interno del Registro una sezione separata dedicata ai volontari occasionali, ma questa possibilità non sostituisce l'obbligo di raccogliere e conservare i loro dati.
È quindi utile distinguere chiaramente i due adempimenti:
- Registro dei Volontari: obbligatorio per i volontari non occasionali;
- Assicurazione Terzo Settore: obbligatoria per tutti i volontari, compresi quelli occasionali;
- Volontari occasionali: devono comunque essere identificati e i relativi dati devono essere conservati e messi a disposizione dell'assicurazione.
Cosa deve coprire l'assicurazione dei volontari?
L'articolo 18 del Codice del Terzo Settore stabilisce che gli ETS che si avvalgono di volontari devono assicurarli contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell'attività di volontariato e per la responsabilità civile verso terzi.
Il Decreto del 6 ottobre 2021 ha inoltre disciplinato la possibilità di utilizzare polizze collettive o numeriche, semplificando la gestione delle coperture per gli enti che hanno più volontari.
La normativa non stabilisce uno specifico massimale uguale per tutti gli enti: le caratteristiche della copertura dipendono dalla polizza e dalle condizioni assicurative applicabili.
L'obiettivo è comunque garantire una copertura adeguata ai rischi collegati all'attività di volontariato svolta dall'ente.
Come deve essere tenuto il Registro dei Volontari?
Il Registro dei Volontari può essere tenuto in formato cartaceo oppure attraverso sistemi elettronici o telematici.
Nel caso del registro cartaceo, prima dell'utilizzo deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale abilitato, che dichiara nell'ultima pagina il numero dei fogli che lo compongono.
Per il Registro elettronico, la normativa richiede invece che il sistema utilizzato garantisca l'inalterabilità delle scritture e la data in cui vengono apposte. Non è quindi sufficiente utilizzare un semplice file modificabile se questo non garantisce i requisiti richiesti dalla normativa.
Gli enti possono anche utilizzare sistemi messi a disposizione dalle reti associative, ma la responsabilità della corretta tenuta del registro rimane in capo al singolo ente.
Quali dati deve contenere il Registro dei Volontari?
Per ciascun volontario, il Registro deve riportare le informazioni previste dal Decreto del 6 ottobre 2021. In particolare, devono essere indicati:
- codice fiscale oppure, in alternativa, generalità, luogo e data di nascita;
- residenza oppure domicilio, se diverso;
- data di inizio dell'attività di volontariato;
- data di cessazione dell'attività di volontariato.
La data di inizio dell'attività corrisponde alla data di iscrizione nel registro, mentre la cessazione corrisponde alla cancellazione.
Volontari occasionali: devono essere assicurati?
Sì. Anche i volontari occasionali devono essere assicurati. Questo è uno degli aspetti più importanti da chiarire quando si parla di obblighi assicurativi nel Terzo Settore.
Il Decreto del 6 ottobre 2021 stabilisce infatti che l'assicurazione deve comprendere anche le persone che svolgono attività di volontariato in modo occasionale, comprese quelle coinvolte in eventi o manifestazioni.
Per i volontari occasionali non è obbligatoria l'iscrizione nel Registro dei Volontari non occasionali. L'ente deve però raccogliere, conservare e mettere a disposizione dell'impresa assicuratrice i dati relativi a ciascun volontario occasionale.
La normativa non stabilisce una definizione generale basata su un numero preciso di giorni valido per tutti i casi. La distinzione tra attività occasionale e non occasionale deve quindi essere valutata in relazione alle modalità concrete con cui il volontariato viene svolto.
Ai fini della propria gestione assicurativa, SISCOS utilizza specifici criteri operativi per distinguere i volontari strutturali da quelli occasionali. Per questo motivo, quando si richiede un preventivo è importante indicare correttamente il numero e la tipologia delle persone da assicurare.
Quando decorre la copertura assicurativa?
Per i volontari non occasionali, iscritti nel Registro successivamente alla stipula della polizza, il Decreto del 6 ottobre 2021 stabilisce che la garanzia decorre dalle ore 24:00 del giorno di iscrizione nel Registro.
In caso di cessazione dell'attività e conseguente cancellazione dal Registro, la copertura cessa dalle ore 24:00 del giorno della cancellazione.
Per i volontari occasionali, l'ente deve invece stipulare una copertura secondo le modalità previste dalla polizza, indicando il periodo di attività. Per gli eventi o le manifestazioni, il decreto prevede che l'efficacia della polizza cessi alle ore 24:00 dell'ultimo giorno di servizio indicato.
Il Registro dei Volontari deve essere vidimato?
Se il Registro viene tenuto in forma cartacea, deve essere numerato progressivamente e bollato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale abilitato.
Per il Registro elettronico non si applica la stessa procedura di vidimazione del registro cartaceo. Il sistema deve però garantire i requisiti di inalterabilità delle scritture e di certezza della data previsti dalla normativa.
È quindi importante distinguere tra la vidimazione del registro cartaceo e i requisiti tecnici richiesti per un registro elettronico.
Il Registro dei Volontari può essere un file Excel?
Un semplice file Excel, utilizzato come normale documento modificabile, non è di per sé sufficiente a garantire i requisiti previsti per un Registro elettronico.
La normativa consente l'utilizzo di sistemi elettronici e telematici a condizione che garantiscano l'inalterabilità delle scritture e la data in cui vengono apposte.
Per questo motivo, un ente che utilizza un sistema elettronico deve verificare che la soluzione adottata rispetti effettivamente i requisiti previsti dal Decreto del 6 ottobre 2021.
Il Registro dei Volontari è collegato all'assicurazione?
Sì. Registro e assicurazione sono strettamente collegati, soprattutto per i volontari non occasionali.
Il Decreto del 6 ottobre 2021 prevede che le polizze possano essere stipulate in forma collettiva o numerica e che i soggetti assicurati siano individuati anche attraverso il Registro dei Volontari.
L'ente deve inoltre comunicare tempestivamente all'impresa assicuratrice i dati previsti dalla normativa, secondo le modalità e i tempi concordati con la compagnia.
Per i volontari occasionali, i relativi dati devono essere raccolti e conservati anche quando non vengono inseriti nella sezione ordinaria del Registro.
L'assicurazione dei volontari deve essere nominativa?
Non necessariamente. Il Decreto del 6 ottobre 2021 consente agli Enti del Terzo Settore di stipulare le polizze in forma collettiva o numerica.
Nel caso dei volontari non occasionali, l'identificazione dei soggetti assicurati è collegata al Registro dei Volontari. Per gli occasionali, invece, l'ente deve comunque raccogliere e conservare i dati necessari secondo le modalità concordate con l'impresa assicuratrice.
Per quanto tempo bisogna conservare la documentazione dell'assicurazione?
Gli Enti del Terzo Settore devono conservare la documentazione relativa all'assicurazione dei volontari, sia occasionali sia non occasionali, per un periodo non inferiore a dieci anni.
La documentazione deve essere disponibile in caso di controlli da parte degli uffici competenti del RUNTS o di altri soggetti autorizzati.
Le domande più frequenti sul Registro Volontari e sull'assicurazione
1. Quali volontari devono essere assicurati?
Tutti i volontari che svolgono attività attraverso un Ente del Terzo Settore devono essere assicurati, compresi i volontari occasionali.
2. Quali volontari devono essere iscritti nel Registro?
Il Registro dei Volontari deve essere predisposto per le persone che svolgono attività di volontariato in modo non occasionale. L'ente può comunque creare una sezione separata per i volontari occasionali.
3. Un volontario occasionale deve essere registrato?
Non è obbligatorio iscriverlo nel Registro ordinario dei volontari non occasionali. L'ente deve però raccogliere, conservare e mettere a disposizione dell'assicurazione i dati relativi al volontario occasionale.
4. Il Registro dei Volontari può essere elettronico?
Sì. La normativa consente di utilizzare sistemi elettronici o telematici, purché garantiscano l'inalterabilità delle scritture e la data in cui vengono apposte.
5. Basta un normale file Excel?
Un normale file Excel modificabile non garantisce automaticamente i requisiti previsti dalla normativa. È necessario che il sistema utilizzato garantisca l'inalterabilità delle scritture e la certezza della data.
6. Chi deve vidimare il Registro cartaceo?
Il Registro cartaceo deve essere numerato progressivamente e bollato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale abilitato.
7. Quali dati deve contenere il Registro?
Per ciascun volontario devono essere indicati il codice fiscale oppure, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita; la residenza o il domicilio; la data di inizio e la data di cessazione dell'attività di volontariato.
8. L'assicurazione deve essere nominativa?
No. La normativa consente polizze collettive o numeriche. I soggetti assicurati devono comunque essere identificabili secondo le modalità previste dalla normativa e dalla polizza.
9. Cosa copre obbligatoriamente l'assicurazione?
La copertura obbligatoria riguarda gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell'attività di volontariato e la responsabilità civile per i danni causati a terzi nello svolgimento dell'attività.
10. Per quanto tempo bisogna conservare la documentazione assicurativa?
La documentazione relativa all'assicurazione dei volontari deve essere conservata per almeno dieci anni.
11. Il Registro Volontari e l'assicurazione sono due obblighi distinti?
Sì. L'obbligo assicurativo riguarda tutti i volontari, mentre il Registro è obbligatorio per i volontari non occasionali. I due adempimenti sono comunque collegati perché il Registro contribuisce all'identificazione dei volontari assicurati.
L'Assicurazione Volontari Terzo Settore di SISCOS Servizi
L'Assicurazione Volontari Terzo Settore di SISCOS Servizi è dedicata agli enti che si avvalgono di volontari in Italia e comprende le coperture previste per infortuni, malattia e responsabilità civile verso terzi.
La polizza è strutturata in forma numerica e il costo varia in base al numero dei volontari assicurati. La copertura è prevista sia per i volontari strutturali sia per quelli occasionali.
All'interno della convenzione possono inoltre essere previste tutela legale e responsabilità patrimoniale degli amministratori, in base alle condizioni della copertura scelta.
Su richiesta è possibile ricevere preventivi dedicati anche per Associazioni Sportive Dilettantistiche, campi estivi e attività di protezione civile, per i quali è necessaria una valutazione specifica dei rischi.
La polizza descritta in questa pagina è destinata al volontariato svolto in Italia. Per chi svolge attività di volontariato all'estero SISCOS dispone di specifiche soluzioni assicurative e sanitarie.
Con l'assicurazione SISCOS è incluso anche il Registro Volontari Elettronico
Sottoscrivendo con SISCOS Servizi l'Assicurazione del Volontariato, gli enti hanno accesso senza costi aggiuntivi al Registro Volontari Elettronico.
Il Registro Volontari Elettronico di SISCOS è una piattaforma online pensata per semplificare la gestione dei volontari e degli adempimenti collegati. È possibile creare sezioni differenti per le diverse categorie gestite dall'ente, tra cui volontari strutturali e occasionali.
Il sistema permette inoltre di scaricare il registro in formato PDF o Excel e di gestire le informazioni relative ai volontari attraverso una piattaforma dedicata.
Per conoscere nel dettaglio le caratteristiche aggiornate del servizio e richiedere un preventivo per l'Assicurazione Volontari Terzo Settore, è possibile consultare la pagina dedicata di SISCOS Servizi.
