Responsabile Amministrazione e Procurement - Ucraina

Amministrazione-Emergenza

Descrizione

Titolo della proposta di progetto: “Zlahoda: intervento di coesione sociale, tutela e cura per la popolazione ucraina colpita dal conflitto nelle regioni di Zaporizhzhya e Donetsk”.

Paese di realizzazione: Ucraina (regioni di Zaporizhzhya, Donetsk). 

Soggetto/i proponente/i: Missione Calcutta APS ETS in ATS con Focsiv Volontari nel mondo ETS

Durata incarico: 15 mesi 

Referente: coordinatore/trice progetto.

Obiettivo:

Il candidato, personale espatriato, con base in Ucraina a Zaporizhzhya, si occuperà dell'implementazione e del monitoraggio degli aspetti amministrativi e finanziari concernenti le attività di progetto in capo a MC e a tutti i partner internazionali e/o locali, nonché di valutare e analizzare gli aspetti contabili dei report finanziari da presentare al donatore, secondo le regole dell’AICS. Il Responsabile Amministrativo e Procurement sarà responsabile della gestione delle operazioni finanziarie complessive, del procurement (processo di approvvigionamento dei beni, servizi e lavori), del monitoraggio delle spese, della rendicontazione e della gestione dei flussi di cassa, della preparazione dei bilanci, in supporto al Capo Progetto.

Principali responsabilità:

Il Responsabile Amministrativo e Procurement Officer si occuperà di:

• Preparare rapporti finanziari mensili e trimestrali da presentare al Capo Progetto, secondo le regole dell’AICS;

• Monitorare le spese, prevedere e riferire tempestivamente, secondo le proiezioni dei flussi di cassa e in conformità con le linee guida in materia di gestione finanziaria;

• Preparare e presentare le richieste di pagamento al Capo Progetto;

• Preparare e aggiornare i rendiconti dei flussi di cassa;

• Garantire la conformità, rispettando le regole del donatore, e i requisiti di rendicontazione finanziaria;

• Assicurarsi che il personale rispetti le linee guida finanziarie e i livelli di approvazione;

• Esaminare lo strumento di monitoraggio finanziario mensile per garantire il controllo e la gestione del budget;

• Interfacciarsi con le risorse umane e la logistica su vari elementi e processi finanziari relativi alle attività del progetto;

• Verificare con attenzione le spese e i pagamenti a fornitori in base ai piani e ai processi di approvvigionamento approvati, alle richieste di acquisto e agli ordini di acquisto;

• Responsabile dell'utilizzo, del flusso e dell'archiviazione di moduli e documenti numerati durante le transazioni;

• Supportare il team gestionale nella preparazione del budget e nella eventuale rielaborazione in base ai possibili cambiamenti nei piani del progetto;

• Consolidare i rapporti finanziari ai fini della rendicontazione da presentare al per l'uso da parte del contabile del donatore nella preparazione dei rapporti finanziari del donatore

• Preparare le buste paga mensili e tutte le indennità relative secondo le dichiarazioni di legge;

• Assicura l’attuazione delle procedure d’approvvigionamento;

• Redigere e aggiornare periodicamente il Procurement Plan (predisposto dai vari partner internazionali di progetto) utile a categorizzare e differenziare le diverse modalità d’acquisto in linea con quanto stabilito dalle regole del donatore e in conformità con le procedure di MC;

• Preparare un calendario annuale per la pianificazione delle procedure d’acquisto;

• Implementare il processo d’approvvigionamento in ogni fase:

– predisposizione dei documenti (Lettera d’Invito e Contratti);

– individuazione e invito dei fornitori;

– valutazione delle offerte e analisi comparativa;

– eventuale negoziazione;

– stipula dei contratti di fornitura.

• Monitorare il rispetto delle clausole contrattuali in collaborazione con i dipartimenti interessati;

• Garantire una continua mappatura del mercato locale e la valutazione dei fornitori disponibili, verificando la sussistenza dei requisiti qualitativi, logistici e finanziari, al fine di implementare una Vendor List all’interno della quale individuare i soggetti da invitare alle procedure di affidamento delle forniture;

• Archiviare correttamente tutti i documenti di gara, in collaborazione con il capo progetto;

• Adempiere a qualsiasi altro compito assegnato dalla direzione e che corrisponda in generale alle caratteristiche di questa posizione.

REQUISITI

Conoscenze:

• Laurea in Discipline Economiche o affini, conseguita da almeno 3 anni;

• Laurea magistrale/Master in Management, Procurement o equivalente, costituirà un plus;

• Una certificazione professionale in contabilità costituirà ulteriore requisito preferenziale;

• Almeno 3 anni di esperienza professionale in contesto di cooperazione allo sviluppo ed emergenza con donatori istituzionali;

• Esperienza professionale in un contesto di ONG sarà considerato un vantaggio;

• Capacità di calcolo e buone competenze informatiche;

• Pregressa esperienza nella gestione delle procedure d’acquisto (sopra i 100000 mila euro) di almeno 2 anni continuativi;

• Consolidata conoscenza delle procedure d’acquisto dei maggiori donatori internazionali (ECHO, UN OCHA, UE);

• Familiarità con la legislazione dei regolamenti relativi agli appalti;

• Comprensione dei termini e delle condizioni contrattuali standard per mitigare il rischio legale;

• Ottima conoscenza del pacchetto Office, in particolare Microsoft Excel;

• Conoscenza fluente dell’inglese (livello C1).

Competenze:

• Capacità di stabilire le priorità di lavoro per rispettare scadenze con una supervisione minima e di adattarsi a situazioni in costante cambiamento, mantenendo l'attenzione rispetto alle tempistiche e l’efficienza del lavoro assegnato;

• Buona capacità di pensiero analitico e concettuale, con un comprovato approccio proattivo;

• L’aver maturato esperienza nella gestione degli acquisti sul campo costituirà un plus;

• Eccellenti doti negoziali e capacità di relazione e gestione dei fornitori;

• Attenzione ai dettagli ed eccellenti capacità di comunicazione.

Capacità tecniche e psico-attitudinali:

• Ottime capacità comunicative e interpersonali;

• Buone capacità analitiche e di risoluzione dei problemi;

• Solide capacità organizzative e capacità di lavorare in autonomia;

• Capacità di lavorare in team e di confrontarsi con contesti multiculturali;

• Affidabilità, puntualità e riservatezza.